Erste Schritte

Mitarbeitergruppen dienen dazu, Mitarbeitende zu verschiedenen Richtlinien-Bereichen mit verschiedenen Rollen zuzuordnen.

Jeder Mitarbeitende kann eine oder mehrere Mitarbeitergruppen zugewiesen bekommen.

Beispiel: 

Ein Mitarbeitender der das Recht "Richtlinien-Bearbeiter" hat, kann Richtlinien die seinem Bereich zugeordnet sind sehen, bearbeiten und neue in seinem Bereich erstellen. Er zählt aber nicht zu den Mitarbeitenden, die zustimmen müssen. Dafür muss er auch noch die Rolle "Richtlinien-Betrachter" für den Bereich haben. Hintergrund ist, dass Mitabreitende zwar Richtlinien erstellen können für einen Bereich, diese Richtlinien für ihn selber aber nicht gelten.

Rechte:

• Richtlinien-Betrachter (können/müssen zustimmen)
  Hierbei handelt es sich um die Mitarbeitenden, die die Richtlinien lesen und Ihnen ggf. zustimmen müssen. Sie sehen nur die "öffenliche Ansicht"
• Richtlinien-Bearbeiter (können nicht zustimmen, nur editieren)
  Dieses Recht ermöglicht es für die zugeordneten Bereiche Richtlinien zu erstellen, zu bearbeiten und zu sehen, welche Mitarbeitenden zugestimmt, nicht zugestimmt oder noch nicht reagiert haben

Bereiche dienen zur Gliederung der Richtlinien. Jeder Bereich kann beliebige Unterbereiche beinhalten. Beispiel:

• Richtlinien
• Arbeitsplatz
• Datenschutz
• Arbeitsanweisungen
• Allgemeine Arbeitsanweisungen

Mitarbeitergruppen zuweisen

Jedem Bereich können dann verschiedene Mitarbeitergruppen zugewiesen werden.

Wichtig: Rechte werden in den Hirarchien nicht vererbt! Bekomme ich in unserem Beispiel durch zuordnung einer Mitarbeitergruppe den Zugrieff für "Richtlinien", dann habe ich das Recht nicht automatisch auch für "Arbeitsplatz" oder "Datenschutz".

Wenn ich das Recht für "Datenschutz" zugewiesen bekomme, dann sehe ich alle Richtlinien aus Datenschutz und den Titel der übergeordneten Bereiche um besser navigieren zu können.

Richtlinien in Bereichen

In jedem Bereich können beliebig viele Richtlinien und Arbeitsanweisungen angelegt werden.

Wichtig;

Um eine Richtlinie zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie unten rechts auf "Richtlinie hinzufügen" ODER auf das Plus-Icon rechts an dem Bereich in welches die Richtlinie eingeordnet werden soll
• Vergeben Sie einen Titel UND wählen Sie mindestens einen Bereich
  Der Rest wird später ergänzt
• Klicken Sie auf "Sichern"
• Klicken Sie in der folgenden Übersicht auf den Stift an der neu angelegten Richtlinie
  Diese ist durchgestrichen und ausgegraut. Das ist richtig so in dem Schritt

Jetzt können Sie alle Tabs der Richtlinie mit Inhalten füllen.

Allgemeine Informationen (Allgemeines)

• Titel
• Untertitel
• Kurzbeschreibung
  Ist auch auf der Übersichtsseite sichtbar
• Bereich(e)
• Bild
• Meta-Daten
• Interner Status
  aktiv = sichtbar und aktiv
  inaktiv / gelöscht = Nur sichtbar für Richtlinien-Bearbeiter
• Schlagwörter
  Zur späteren besseren auffindbarkeit
• Regeln
• Mitarbeiter müssen zustimmen
  Die Mitarbeitenden werden aufgefordert der Richtlinie zuzustimmen. Am Ende der Richtlinie gibt es eine entsprechende Option "Ich stime zu"
• Mitarbeiter dürfen ablehnen
  Es gibt eine zusätzliche Option "Ich stimme nicht zu"

Abschnitte 

Abschnitte beinhalten den eigentlichen Inhalt der Richtlinien. Hier können Sie zwischen verschiendenen Typen wähen (z.B. Text, Bild, Bildergalerie, Dazteianhänge, …). Die Abschnitte werden hinterher ordentlich in einer Inhaltsangabe dargestellt.

Aufgaben

Zu jeder Richtlinie / Arbeitsanweisung können beliebig viele Aufgaben angelegt werden, die Ihre Mitarbeitenden abhaken können. Diese können auch wiederholend angelegt werden (z.B. Passwort ändern > jährlich).

Mitarbeitende

Hier finden Sie später alle Mitarbeitenden, denen diese Richtlinie zugewiesen wurden. Sie können hier auch sehen, welcher Mitarbeitenden zugestimmt, abgelehnt oder noch gar nicht reagiert hat.

Preview

Über das Preview-Icon oben rechts können sie die "öffentliche Ansicht" dieser Richtlinie sehen.

Online stellen

Ist alles richtig gepflegt, können Sie im Abschnitt "Allgemeines" den Status auf "aktiv" stellen und speichern. Ab diesem Zeitpunkt ist die Richtlinie / Arbeitsanweisung für alle sichtbar, die zugeordnet wurden über Mitarbeitergruppe-Bereich.

Es geht auch eine E-Mail an alle betroffenen Mitarbeitenden, dass es eine neue Richtlinie gibt.

Wenn alles vorbereitet ist, können Sie damit starten Mitarbeitende in comploo anzulegen.
Dies geht aktuell nur manuell und einzeln, wir arbeiten aber an einfacheren Methoden.

• Klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen" unten rechts
• Geben Sie die E-Mailadresse, den Vor- und Nachnamen ein
• Wählen Sie die Mitarbeitergruppen (ein oder mehrere) für diesen Mitarbeitenden
• Optional: Setzen Sie den Haken "Superadmin" für alle, die Grundlegende Einstellungen an dem Account vornehmen dürfen)
• Mitarbeitende pflegen
• Mitarbeitergruppen pflegen
• Unternehmens- & Mandantendaten pflegen
• Bereiche der Richtlinien verwalten
• Klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen"

Der Mitarbeitende bekommt nun eine E-Mail mit einem Link. Klickt er auf den Link kann er ein Passwort festlegen und sich in comploo anmelden.

Sie können immer live sehen, welcher Mitarbeitende sich schon angemeldet hat und wer noch nicht auf den Link in der Mail geklickt hat.

Das lesen und zustimmen von Richtlinien und Arbeitsanweisungen erfolgt über die "öffentliche Ansicht".

Diese Ansicht ist allerdings auch nur über den persönlichen Login des Mitarbeitenden zu erreichen. Nach dem Login sieht der Mitarbeitende hier alle für Ihn freigegebenen Informationen.

Mitarbeitende, die auch pflegen dürfen haben zusätzlich Zugriff auf das Backend und können hin und her switchen.