Katalog-Synchronisierung

Du kannst für das guestoo Back-End zwischen zwei Darstellungsoptionen wählen. Die Screenshots in der Doku basieren auf dem "Klassischen Design".
Hier siehst Du die Unterschiede, damit Du dich auch im "Modernen Design" zurecht findest: » guestoo Back-End-Design

Katalog-Inhalte / Begriffsdefinition

Inhalt eines Kataloges

Folgende Elemente und deren Verknüpfungen untereinander sind im Katalog enthalten.

  • Compliance-Themen
  • Bereiche
  • Maßnahmen
  • Risiken

Folgende Attribute sind KEIN Bestandteil des Kataloges

  • Compliance-Themen
    • Zuordnung von Zuständigkeiten von Benutzern
  • Bereiche
    • Zuordnung von Zuständigkeiten von Benutzern
  •  Risiken
    • Zuordnung von Zuständigkeiten von Benutzern
    • Reminder
    • Revisionen
    • Risiko hat keine Relevanz
    • Unternehmenskritisch
    • Schlagworte
  •  Maßnahmen
    • Zuordnung von Zuständigkeiten von Benutzern
    • Reminder
    • Revisionen
    • Timing -> Start/Ende
    • Interner Status
    • Maßnahme ignorieren
    • Pflichtmaßnahme
    • Schlagworte

Erste Synchronisierung

Neuen Katalog im Unternehmen anlegen

Wenn Sie einen Katalog gebucht haben, steht er Ihnen im Bereich "Katalog" zur Synchronisierung bereit. Die Inhalte des Kataloges sehen Sie erst, nachdem Sie ihn das erste mal synchronisiert haben.

So gehts:

  1. Gehen Sie auf die Seite "Katalog"
  2. Klicken Sie bei dem Katalog den Sie in Ihrem Unternehmen haben wollen auf das Synchronisieren-Icon rechts
  3. Klicken Sie in dem folgenden Dialog auf "Synchronisierung starten"

Hierdurch werden alle Compliance-Themen, Bereiche, Risiken und Maßnahmen entsprechend in Ihrem Unternehmen angelegt und können frei bearbeitet werden (siehe nächster Punkt).

Gibt es in Ihrem Unternehmen schon Bereiche oder Compliance-Themen mit gleichem Namen, dann werden diese trotzem bei Import eines neuen Kataloges neu angelegt - im Zweifel haben Sie dann 2 Compliance-Themen mit dem gleichen Namen in Ihrem Unternehmen. Das ist leider nicht anders zu lösen, wenn man die Synchronisierung von Katalogen sauber organisieren will.

Synchronisieren (Übersicht)

Optionen um den Master-Katalog und Ihre Einträge synchron zu halten

Wenn Sie durch das erste Anlegen (siehe oben) die Compliance-Themen, Bereiche, Risiken und Maßnahmen in Ihrem Unternehmen angelegt haben, bleiben sie unverändert und können von Ihnen nach belieben bearbeitet werden - unabhängig vom "Master-Katalog" den Sie ursprünglich importiert haben.

Werden am Master-Katalog Änderungen vorgenommen (zum Beispiel Beschreibungen angepasst oder neue Risiken/Maßnahmen hinzugefügt) oder Sie nehmen an Risiken/Maßnahmen Änderungen vor sind die Einträge in Ihrem Unternehmen und im Master-Katalog nicht mehr synchron.
Es passiert aber nichts weiter. Der Master-Katalog und Ihre Einträge können unabhängig voneinander gepflegt werden.

Wenn Sie ein Risiko oder eine Maßnahme bearbeiten, werden die Felder die nicht mehr Synchron mit dem Master-Katalog sind durch einen Orangenen Punkt oben rechts gekennzeichnet.
Gehen Sie mit der Maus über diesen Punkt, wird Ihnen der Inhalt des Matser-Kataloges angezeigt.

Falls Sie Ihre Einträge mit dem Master-Katalog wieder abgleichen möchten, haben Sie dazu folgende Möglichkeiten:

  • Alle Einträge eines Kataloges Synchronisieren
  • Einzelnes Risiko oder Maßnahme synchronisieren

Die Details hierzu finden Sie weiter unten.

Manuell bearbeitete Attribute

Bearbeiten Sie ein Attribut (ändern dessen Wert oder Eigenschaft), setzt comploo an dieses Attribut eine interne Info "Feld wurde bearbeitet". Dabei spielt es keine Rolle, ob der Wert hinterher wieder auf den Ursprungswert geändert wird. Um auch diese Attribute zu synchrinisieren muss die entsprechende Option bei der Synchronisierung gewählt werden (siehe unten).

Ganzen Katalog synchronisieren

Hier erfahren Sie, wie Sie einen ganzen Katalog aktualisieren können:

  • Gehen Sie auf den Reiter "Katalog"
    https://app.comploo.de/catalog
  • Klicken Sie auf das Sync-Icon rechts im Katalog den Sie aktualisieren möchten
  • Wählen Sie die entsprechenden Optionen (Details finden Sie unten)
  • Klicken Sie auf "Synchronisierung starten"
  • Fertig
    Alle Inhalte (Compliance-Themen, Bereiche, Risiken, Maßnahmen) werden entsprechend der gewählten Optionen synchronisiert

Einzelne(s) Risiko/Maßname synchronisieren

Hier erfahren Sie, wie Sie ein einzelnes Risiko oder eine einzelne Maßnahme aktualisieren können:

  • Bearbeiten Sie die Maßname oder das entsprechende Risiko
  • Klicken Sie oben rechts den Button "Katalog-Sync"
  • Wählen Sie die entsprechenden Optionen (siehe unten)
  • Klicken Sie auf "Synchronisierung starten"
  • Fertig
    Alle Infos des Risikos werden entsprechend der gewählten Optionen aktualisiert

Einzelne Attribute synchronisieren

Einzelne Attribute können noch nicht synchronisiert werden.

Es ist lediglich möglich sich den Wert aktuellen Wert aus dem Master-Katalog anzeigen zu lassen und ihn von Hand nachzutragen.
Wenn dies passiert gilt das Feld aber weiterhin als "manuell bearbeitet".

So fügst Du den Wert aus dem Master-Katalog ein:

  • Bearbeiten Sie die Maßname oder das entsprechende Risiko
  • gehen Sie mit der Mouse über den orangenen Punkt des Attributes (z.B. Beschreibung) welcher anzeigt, dass das Attribute einen anderen Inhalt hat als der Master-Katalog
  • Hier sehen sie den Wert des Master-Kataloges
  • Tragen Sie diesen in das Feld ein
  • Klicken Sie auf Speichern
    Wir arbeiten daran das etwas bequemer zu gestelten ;)
  • Fertig
    Der orangene Punkt sollte nun verschwunden sein.

Synchronisierungs-Details & Optionen

Grundsätzliches

Bei der Synchronisierung werden alle Bestandteile eines Kataloges / einer Maßnahme / eines Risikos durch die Inhalte aus dem Master-Katalog überschrieben.
Das genaue Verhalten kann durch Optionen (siehe unten) beeinflusst werden.

Ausnahmen hier sind die Attribute die nicht Bestandteil eines Kataloges sind (siehe ganz oben). Diese bleiben so erhalten, wie Sie von Ihnen eingestellt wurden.

Optionen zur Synchronisierung

  • Neue Einträge hinzufügen
    Wenn es neue Einträge gibt im Master-Katalog (Compliance-Themen, Bereiche, Risiken, Maßnahmen), werden diese hinzugefügt
  • Fehlende Dateien hinzufügen
    Wenn Maßnahmen oder Risiken Dateianhänge haben, dann werden diese ebenfalls mit angelegt.
    • Löschst Du Dateien nach der Synchronisierung und synchronisierst mit dieser Option, dann werden die gelöschten wieder neu hinzugefügt
    • Werden neue Dateien im Master-Katalog hinzugefügt, dann werden diese ebenfalls hinzugefügt
  • Inaktiv gestellte Einträge auch bei mir auf inaktiv stellen
    Werden Elemente des Katalogs im Master-Katalog auf inaktiv gestellt (weil sie z.B. veraltet sind), dann werden diese auch bei Ihnen im Unternehmen auf inaktiv gestellt.
  • Nicht geänderte Inhalte überschreiben
    Es werden alle Attribute aktualisiert, die nicht in Ihrem Unternehmen bearbeitet wurde.
  • Geänderte Attribute aktualisieren
    Ist dieser Punkt aktiv, dann werden auch Werte, die Sie an Risiken und Maßnahmen angepasst haben wieder durch die default-Werte aus dem Master-Katalog ersetzt UND die markierung "manuell bearbeitet" wird entfernt.